Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh theo Chỉ thị số 06 ngày 20/01/2021 của UBND tỉnh về tăng cường công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định; Bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; thực hiện quy trình tổ chức hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan kịp thời, giảm bớt cơ sở vật chất đầu tư bảo quản không cần thiết… là những nhiệm vụ trọng tâm mà huyện Vân Hồ đề ra trong Kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2022.
Theo đó, huyện sẽ tập trung thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ sau khi đã lập hồ sơ hoàn chỉnh và xây dựng dữ liệu đặc tả, ưu tiên lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có tần suất khai thác sử dụng cao, tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng nặng (mủn, rách...), tài liệu bị mờ chữ nhưng hình ảnh còn đọc được tương đối đầy đủ thông tin. Qua đó góp phần phục vụ quá trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các tổ chức, cá nhân có thẩm quyền; Công bố, giới thiệu về tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan với các hình thức như trưng bày, triển lãm, viết bài, xuất bản sách giới thiệu tài liệu lưu trữ... trên báo, tạp chí, trang thông tin điện tử, các phương tiện truyền thông xã hội. Tổ chức rà soát, bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử trên hệ thống và giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Hằng năm giao nộp hồ sơ công việc, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, đơn vị, không để xảy ra tình trạng tài liệu bị tồn đọng, đồng thời nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đối với những hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn theo đúng quy định.
Huyện cũng quan tâm chỉ đạo, hướng dẫn UBND các xã sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, thực hiện nghiêm túc, hiệu quả việc gửi, nhận, trao đổi và quản lý văn bản đi, đến trên môi trường mạng theo Nghị định số 30 của Chính phủ; tăng cường phối hợp đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ công chức, viên chức đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, các xã.
T/h: Kiều Anh